Un(e) assistant(e) de gestion administrative polyvalent(e)

Nous recherchons un(e) assistant(e) de gestion administrative polyvalent(e). Au sein de la Direction « Prévention des Risques Inondation et de l’Innovation », l’agent apportera un soutien administratif aux différents collaborateurs de la direction par la réalisation des missions suivantes :

Missions principales

• Effectuer l’accueil téléphonique, – Rédiger, mettre en page et envoyer des courriers,
• Organiser des rendez-vous, des réunions, des commissions,
• Rédiger des comptes-rendus,
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures de gestion de crise (pollution, inondation),
• Collaborer en lien fonctionnel avec le pôle administratif,
• Assurer la saisie et la mise à jour des demandes d’inscription sur la plateforme Vigi’Orge (Cedralis),
• Créer des plannings trimestriels des astreintes et établir un bilan annuel,
• Saisir et suivre des bons de commande,
• Suivre et mettre à jour le logiciel de suivi des contrats, et différents tableaux de bord (demandes riverains/communes, coordonnées communes…),
• Mettre à jour des carnets d’adresses,
• Créer et mettre en forme des procédures,
• Aider à la gestion des différentes boîtes mails (hydraulique, info).

Compétences et qualités

• Maîtrise des logiciels de bureautique (pack Office),
• Sens du contact et du service,
• Rigueur et qualités organisationnelles,
• Aptitude à travailler en équipe et autonomie,
• Sens de la communication et qualités relationnelles,
• Discrétion professionnelle,
• Polyvalence et capacité d’adaptation,
• Qualités d’expression et d’orthographe, et esprit de synthèse.

Profil

• Titulaire d’un BEP/Baccalauréat professionnel – métiers du secrétariat.

Conditions de travail

• 37 heures de temps hebdomadaire sur 5 jours
• RTT
• Télétravail possible
• Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prestations sociales du Comité Nationale d’Action Sociale (CNAS), participation mutuelle et prévoyance, participation abonnement de transport et forfait mobilités durables, tickets-carte restaurant